Google 於 2025 年 12 月 3 日正式推出企業級工具 Google Workspace Studio，透過 Gemini 3 驅動的 AI 代理人（Agent）技術，讓生成式 AI 從被動回應進化為主動執行任務。Google 期望這項服務能協助企業處理工作流程，讓 AI 主動理解、判斷並執行任務，取代過往需要手動複製貼上的繁瑣操作。參與 Gemini Alpha 計劃的客戶在過去 30 天，已透過此服務自動化超過 2,000 萬項任務。
現時越來越多人在工作上使用生成式 AI 撰寫電郵或準備文件。不過不論使用 ChatGPT 還是 Gemini，一般用戶仍要「手動」將 AI 撰寫的內容複製出來，再貼到電郵或文件。隨著生成式 AI 逐漸走進企業工作流程，「自動化」工作流程的需求也日益迫切，Google Workspace Studio 正是為此而生。
▲嘗試運行後，由於記者測試帳號剛好沒有符合條件的未讀郵件，所以顯示「搞掂晒」
什麼是 Google Workspace Studio
Google Workspace Studio 前身為 Google Workspace Flows，核心理念是將 AI 從被動回答問題的聊天機械人，轉變為能主動執行任務的代理人（Agent）。用戶只需用自然語言描述需求，例如「每週五提醒我更新追蹤表」，Gemini 就會自動建立相應工作流程，完全無需懂得編寫程式碼或特殊語法。
與一般 Google Workspace 的差異
這是最容易混淆的地方。Google Workspace（Gmail、Docs、Drive）是用戶工具箱，需要自己動手撰寫電郵、打字及處理表格。即使有 Gemini 在側邊欄，用戶要求「幫我寫草稿」後，仍需自己按發送鍵完成工作。
Workspace Studio 則是自動化工廠。用戶設定好標準作業流程（SOP）後，系統會生成 24 小時待命的 AI 代理人。差別在於「主動性」，Studio 內的代理人會自行監控信箱、讀取檔案及判斷執行時機，完全不需要用戶在場。而 Workspace Studio 主要是企業付費使用，當然，個人用戶也可以付費使用，這些方案沒有限制必須是「公司」才能購買，假設你是自由工作者、或者是興趣使然也可以申請。
▲Workspace Studio 頁面
實際應用與教學部分
不論職級，假設上班每天收到過百封電郵，再加上其他的職責，也很大機會看漏，萬一看漏重要資訊便會有風險。以下教學是 Workspace Studio 其中一個實用功能，可以為你整合未讀電郵。
Workspace Studio 有不同的模板，以進行不同的「自動化」功能
步驟一｜開啟 Workspace Studio
Workspace Studio 有不同的模板（Templates)，以進行不同的「自動化」功能，新手可以直接從不同模板選擇，直接在網頁輸入 https://studio.workspace.google.com/ 便可。
步驟二｜選擇模板：Get a daily summary of unread emails
使用滑鼠向下滑便見到一堆模版。點選 Templates、選擇「Get a daily summary of unread emails」每日未讀電郵摘要模板，進入 Canvas 流程編輯畫面。
步驟三｜設定 Starter 排程觸發
進入模版後，便可以設定固定執行時間。在右側面板的「Time」設定執行時間，例如每天九時上班為例，便可以設定為上班前半小時，現時我們設定了每天早上的 8:30 執行。至於「Repeat」便是執行頻率， 如果是星期一至互上班，便可以設定了「Every weekday ( Monday to Friday）」。Ends 便是結束條件，可以自由作主。
步驟四｜設定 AI 指令
按進 Step 2，Workspace Studio 提供了預設的指令（ Prompt ）。這個指令可以總結用戶昨日的未讀郵件，並且自動過濾廣告、促銷內容及系統通知等非必要資訊。更可以根據上下文判斷優先級，將郵件歸類為緊急待辦事項、重複性主題概覽、會議更新及一般知會，並針對群組摘要郵件寫出重點。
用戶可使用原本預設的 Prompt 指令，或修改成喜歡的輸出格式，如果想有廣東話回覆的答覆，可以試以下指令：
「
目標： 總結主收件箱中昨天的未讀郵件，將其整理為以行動為導向的類別，並排除促銷和非必要的內容。
指令：
-
篩選郵件： 識別昨天所有的未讀郵件。排除廣告、促銷郵件、社交媒體通知、電子報 (Newsletters)、垃圾郵件、自動會議接受通知、地點變更通知和系統通知。
-
識別行動項目： 建立一個「🔥 緊急行動項目 (Urgent Action Items)」類別，用於存放任何需要我直接回覆、決策或執行任務的郵件。利用我最近的對話和專案作為背景資訊，以判斷其重要性和緊急程度。
-
識別主題： 識別並將任何大量、重複的主題，分組到各自獨立的章節中。對於這些主題，請提供整體活動的高層次摘要，而不要列出每一封單獨的郵件。
-
分類其餘郵件：
-
使用「📅 會議更新 (Meeting Updates)」類別來存放所有會議邀請、拒絕和行程變更。
-
使用「ℹ️ 僅供參考 (FYI)」類別來存放所有不符合其他群組的其餘郵件。
-
摘要郵件 (Digests) 的特殊處理：
-
對於 Google Group 或郵件列表的摘要，不要總結每一個單獨的討論串。相反，請針對該摘要提供單一總結，指出討論最熱烈的 2-3 個話題。
5. 格式與語言要求：
-
輸出語言： 所有生成的摘要內容必須使用道地的廣東話（香港口語）撰寫。
-
開場白： 輸出的第一句必須準確使用此廣東話句子：「同你追返啲 Inbox 進度先 (Let’s get caught up on your inbox)」，之後換兩行。
-
呈現方式： 使用清晰的標題和簡短、對話式的語氣來呈現最終摘要。不要對每一封郵件使用僵硬的項目符號列表 (Bulleted list)，而是要在合理的地方進行總結和分組。
-
空類別： 如果某個類別沒有郵件，請輸出類別標題，換一行，然後寫上：「搞掂晒，無嘢要做 (You’re all caught up)。」
-
嚴格性： 僅提供要求的最終摘要。除了指定格式外，不要包含任何道歉、解釋或額外的對話文本。
-
美化： 務必使用豐富文本格式（Rich Text，如粗體）和表情符號 (Emojis) 讓內容更美觀易讀。」
」
步驟五｜推送到 Google Chat
進入 Step 3 後，可以先按 Test run 測試，測試程式如何運行，確認無誤後，再按 Turn on 啟用。
嘗試運行後，由於記者測試帳號剛好沒有符合條件的未讀郵件，所以顯示「搞掂晒」。
適合什麼樣的工作者
由於用戶無需學習新工具語法或編寫程式，只要用自然語言說出希望 AI 協助完成的任務，就能在 Workspace Studio 打造專屬 AI 助理。系統可每天協助挑出信箱內重要電郵、在專案更新時自動整理進度、在關鍵時間提醒需要跟進的事項，甚至定期產出「今天團隊在忙什麼」的進度摘要。這些原本佔據大量時間、卻高度重複的工作，都可交給 AI 自動完成。
對於想要提升團隊效率、又不想增加技術負擔的工作者與管理者來說，Workspace Studio 會是非常值得導入的下一代 AI 自動化平台。
